4. Klassischer KVP war gestern!

Die Philosophie der ständigen Verbesserung hat sich als wichtiger Erfolgsfaktor zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen etabliert. Ein Unternehmen ist heute erfolgreich, wenn Geschäftsprozesse flexibel gestaltet sind und Verbesserungen im laufenden (und lebenden) Prozess schnell implementiert werden können.

Mit herkömmlichen Ablaufdiagrammen und definierten Standardprozessen ist diese Flexibilität nur schwer zu erreichen. Daher müssen Geschäftsprozesse anders als bisher beschrieben werden. Ein neuer Ansatz ist die Erfassung und Strukturierung von Aufgaben entlang von Verantwortungsbereichen (Bereich/Abteilung), in der Fachsprache „Swimlanes“ genannt. Die einzelnen Prozessschritte werden dann in Arbeitspaketen beschrieben, dessen Grad der Beschreibung sehr unterschiedlich sein kann. Eine sehr genaue Dokumentation mit konkreten Einzelaufgaben kann z.B. für Sachbearbeiter notwendig sein. Im Gegensatz dazu können komplexe Aufgagen, die durch Wissensarbeiter abgearbeitet werden, sehr allgemein beschieben sein. Diese verantwortungsbezogene Darstellung sowie die unterschiedlichen Ausprägungen in der Arbeitspaketbeschreibung sind gekoppelt mit einem flexiblen Leben der Prozesse.

Änderungen im Prozessablauf flexibel und schnell umzusetzen ist dann möglich, wenn gleichzeitig eine durchgängige lückenlose Nachvollziehbarkeit der geänderten Abläufe garantiert ist (Stichwort Compliance). Laufende Prozesse können dann besser analysiert und der kontinuierliche Verbesserungsprozess mit dem lebenden Prozess synchronisiert werden. Um dieses zu erreichen, bedarf es einer begleitenden Unterstützung mittels IT. Die neue Software-Lösung AVIP (Added Value Information- and Process Management) greift diese Herausforderung auf. Die Gesamtlösung, deren Entwicklung die GiMA consult begleitet, hat folgende Schwerpunkte:

• Prozessdokumentation
• Aufgabensteuerung
• Know-how-Transfer & -Management
• Unternehmenssteuerung
• Kontinuierliche Verbesserung im Prozess (on the fly)

Mit der dargestellten Vorgehensweise, kombiniert mit einer einfachen und zielgerichteten Unterstützung durch IT, wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess von klassischen KVP-Workshops entkoppelt und direkt in den lebenden Prozess implementiert. Damit wird ein „KVP on the fly“ gelebt, in dem die Grenzen zwischen Ablaufplanung, Dokumentation und Leben aufgehoben sind. Der klassische KVP war gestern!  

Eine erste Version der Software ist ab sofort verfügbar und kann von Unternehmen bereits genutzt werden. Hier besteht die Möglichkeit Prozesse zu erfassen bzw. visualisieren und zu dokumentierten. Die Gesamtlösung zum Leben, Steuern, und Auswerten von Unternehmensabläufen wird Mitte des Jahres freigegeben.

Ihr Ansprechpartner: Dr. Bertram Lohmüller bertram.lohmueller(at)gimaconsult.com